【总裁助理成长记录】管理层会议通知

【总裁助理成长记录】系列将以Alice做为主人公，将总裁助理的日常工作以及处理方式以故事的形式表现出来。文中出现的故事均来自职场实例。当然，故事并非来自同一人，故事中的『坏人』虽大部分是通过Tina来展示，但是实际工作中，使绊的人并非是特定的；也许是你知道的对手，但也许就是你身边的『朋友』，要注意甄别。

欢迎大家对Alice的工作提出意见及建议哟

今天是周五，不过因为老板已经回国，Alice也没感觉到任何快到周末的轻松心情。Alice整理了一下这周的工作，将重点列出来，准备在老板有空时向老板一一汇报。

此时，屏幕底部微信图标闪动提示有新消息，Alice点开一看，原来是老板发过来的语音，老板交待说，周六与人事、行政、运营、工厂等部门开会。周六老板与管理层开会是常事，因此，Alice马上将老板语音中交待的事项用表格的形式做了一份会议安排，并在微信上发给老板，同时告诉老板她会同时将会议通知发给会议相关人员。

现在手机太方便了，老板几乎都已经不用电脑了，凡事都在手机上完成。因此，Alice也形成了与老板在微信上沟通的习惯。

在等老板回复的同时，Alice同时草拟好了会议通知文件。在写这份会议通知的时候，Alice想了一下，这个会议通知是一起发呢？还是单独发呢？因为，一起通知所有收件人，那么所有与会者不仅能看到老板与自己会议的安排，同时也能看到老板与其他人的会议安排，一开始Alice想问一下老板的意思，但马上又一想，如果连这点小事都要请示老板，那自己就真成了一个传声筒了。

Alice分析了一下，明天的会议从议题来看，算是常规性的会议，且所有参加的与会者都是公司管理层，也不能算是外人，所以一起发会比较合适。另外，即使单独发，那明天谁与老板开会了，大家也会知道，刻意遮遮掩掩反而会让人觉得老板不够磊落。

这会儿，老板对Alice做的会议安排表格反馈也发过来了，老板稍微改了一下会议时间的安排。Alice马上根据老板的要求更改，并且将更新的表格再次发给老板。

很快老板发来了『OK』的确认，Alice的会议通知邮件也已准备好，一按『发送』键，会议通知便完成了。

【Tips】

会议通知看起来像是非常简单的一件事，但是，如果是从公司最高领导层总裁办发出的，那就不简单了。

首先，一定要与老板确认好会议时间、会议顺序、会议与会人员。公司的管理层个个是人精，他们可以凭着以上这些信息，就能判断出在公司谁得宠了，谁靠边站了。因此，这些信息千万不能马虎，切记要与老板确认；

第二，一起通知还是单独通知。这个需要根据具体情况具体分析，一般来说常规性的会议，可以一起通知。但是对于敏感事件，一定要单独通知。

这个会议通知，在Alice看来，以上几点她都考虑到了，算是做得比较周全。第二天，她将开会需要的文件送到老板办公室时，没想到老板一改昨天的和颜悦色，用责怪的口吻对Alice说，昨天你的会议通知有没有打电话通知他们啊？Alice一愣，回答说，电话通知倒没有，不过他们都知道今天要开会啊。然后马上又加上一句，我马上再电话通知他们一下吧。 便退出了老板办公室。

Alice有些想不通为什么没来由地受到老板责怪。人事，行政，工厂都在邮件中回复了已收到通知，大家都知道的会议再电话通知一次？别人不觉得烦吗？而且效率也太低了吧。

Alice心里虽不服，但还是拿起电话打给了没有在邮件中回复的运营经理Tina的分机，电话响了很久都没人接，正在Alice准备挂断改打手机的时候，Tina那边接起了电话。Alice尽量将语气放平缓，对Tina说，

Tina你好，昨天的会议通知收到了吧？老板特意交待要打电话再通知一下。

Tina： 是啊，我和老板说，要电话通知的啊。不是每个人都会看邮件的，今天又是周六，你说万一有人没看到会议通知怎么办。。。。。。

Alice瞬间一股气就涌了上来，原来又是这个Tina在老板面前搬弄是非。在公司，老板发起的会议，除了她Tina，哪个敢说没看到？

可是，因为这事与Tina理论也没什么意义，Alice此时除了认怂也没有其他更好的法子。随便与Tina敷衍了几句然后把电话挂了。

Alice冷静了一会后，心想以后较重要的会议，确实是需要再电话确认一下的。比如有的经理可能本身已经有了其他安排，如果提前打了电话沟通，那么就可以提前进行调整。

职场上能遇到贵人固然非常幸运，但我们仍然要感谢那些给我们使绊的人，他们让我们正视自己的弱点，改正错误，一步步成长。

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作者鲤鱼儿，世界500强外企，十年市场及销售经验，中大国际MBA，现为某外企总裁助理。